Bonjour Paul!
Je pense que c'est le questionnement de bon nombres d'indépendants ou entreprise lors de la période des vacances! Ce qui est normal en soi. Si pas de contact, pas de travail. Et qui dit pas de travail dit pas de rentrée d'argent!
Je suis moi-même secrétaire de direction dans une entreprise. Et je sais que mon patron utilise un service de télésecrétariat pour me remplacer lorsque je prends mes congés.
En fait, il s'agit d'un service qui permet de
dévier les appels entrants vers un service de secrétariat professionnel fournit par un centre d'affaires. Plus clairement : le centre d’affaires dispose d’un service de secrétariat où travaillent des secrétaires professionnelles. Lorsque vous dévier les appels, ceux-ci sont renvoyés vers ce service de secrétariat. Les
secrétaires répondent alors aux appels au nom de l’entreprise ou du cabinet médical ou du médecin par exemple et se charge d’informer le client, de prendre éventuellement un rendez-vous…
L’avantage, c’est que je définis à l’avance la façon dont les secrétaires doivent réagir et répondre. On définit ensemble différents scénarios et la façon dont elles doivent informer le client. On donne également un planning des différents travailleurs avec les plages horaires libres durant lesquelles elles peuvent fournir des rendez-vous. Et quand je reviens, j’ai un suivi complet qui est réalisé. En plus,
on ne paye qu’une redevance d’installation de la ligne et ensuite on paye à l’appel, que ce que l’on consomme.
Un
service de permanences téléphoniques de ce type permet d’éviter de perdre des contacts lors de l’absence de la secrétaire ou lorsque l’indépendant ne peut répondre. C’est surtout beaucoup plus agréable pour un client de tomber sur la voix de quelqu’un que sur un répondeur ou bien que de sonner dans le vide ! Or un contact qui n’a pas de réponse ou tombe sur un répondeur ne rappellera généralement pas.
Dans le cas de votre fils, il peut donc dévier les appels durant son absence. Il expliquera aux secrétaires comment répondre selon différents cas de figure et donnera des indications sur la prise de message, comment donner des rendez-vous, etc. Le coût d’un tel service est véritablement peu élevé et comme on ne paye que ce qu’on consomme, ce sera beaucoup plus facile pour lui pour vérifier ses factures par la suite. Et ça
coûte moins cher que d’embaucher un intérim ou une secrétaire indépendante.
Voilà, cela peut-être une bonne solution pour vous je pense!
